Продажа порционного алкоголя в общепите с 1 июля 2024г

Системные требования

r_keeper 7.7.0.352 и выше
StoreHouse 5.147 и выше
Сканер штрих кодов, основное требование к сканеру — поддержка штрих-кодов в формате PDF417 и DataMatrix, а также поддержка в r_k 7
Farcards 604
Интерфейсная библиотека для Farcards ExtdllEGAIS.dll. 2.4.0.12. Для работы в Windows 7 нужно поставить Framework 4.5.1
УТМ 4.2.0, BuildNumber 2600

Технология работы

Алкоголь, вскрытый в ЕГАИС до ввода порционного учета, повторному учету не подлежит. Тем не менее, для корректной обработки продаж все ранее вскрытые и списанные в ЕГАИС бутылки необходимо также отобразить в системе.

Для бутылок, вскрытых в ЕГАИС до ввода порционного учета:

отсканировать EAN13
отсканировать DataMatrix/PDF417
указать оставшийся от бутылки объем. Если бутылка еще фактически не использовалась, указать объем целой бутылки
марка проходит проверку на наличие в базе SH5.

Для алкоголя, вскрывающегося после ввода порционного учёта, бутылка сканируется единожды при вскрытии:

отсканировать EAN13
отсканировать DataMatrix/PDF417
марка проходит проверку на наличие в базе SH5.

На кассе добавление позиций алкоголя в заказ происходит обычным способом.

В момент оплаты StoreHouse 5:

для чистого алкоголя — проверяет по комплекту блюда наличие вскрытых бутылок и необходимый объем для списания. Передает информацию по марке и объёму в кассу. Касса передает в УТМ данные по чеку (марки, вскрытые до ввода порционного учета не передаются в УТМ). В случае успешной проверки в УТМ заказ можно будет оплатить, при этом автоматически распечатается фискальный чек с QR-кодом для самостоятельной проверки алкогольной продукции.
В SH5 после закрытия кассового дня сформируется Акт списания по реализации чистого алкоголя. Его НЕ ТРЕБУЕТСЯ отправлять в ЕГАИС. Данные акты будут использованы при построении алкогольной декларации (ЕГАИС).
для коктейлей — фиксирует информацию в базе. После закрытия кассового дня на основе комплектов (из вскрытых бутылок) подбираются марки, и создается акт списания с причиной Приготовление. Если при подборе будут использованы марки "ранее вскрытые в ЕГАИС", они не будут участвовать в актах, так как фактически уже списаны.

Удалять чек, где присутствует алкогольная позиция, можно только полностью. Делать возврат отдельных товаров из чека нельзя.

Принцип подбора марок из SH5

Объём списания алкоголя рассчитывается на основании комплектов SH, привязанных к блюдам r_k. Подбор марок происходит только из вскрытых на кассе бутылок, сопоставленных с товарами SH.

Для чистого алкоголя в момент оплаты в базе Store House проверяется по комплекту наличие вскрытых бутылок и необходимый объем для списания. Для подбора вскрытой марки сравнивается расходуемое количество ингредиента со стартовым остатком по марке, если количества совпадают, и по марке не было расхода, то марка списывается полностью под ноль (считается, что была продана полная бутылка). Если такая марка не нашлась (у которой остаток равен объему бутылки в мл), то списание всего количества происходит по FIFO. Сначала по FIFO проверяются марки, списанные ранее по документам ЕГАИС. Если таких марок нет, только после этого, также по FIFO, проверяются остальные вскрытые марки.

Например: на кассовой станции r_k 7 вскрыто две бутылки водки «Беленькая» 0.7л. Одна бутылка вскрыта в форме Ранее вскрытые в ЕГАИС — на остатке 550 мл, вторая бутылка вскрыта в форме Вскрытие бутылок — на остатке 700 мл.
На кассовой станции r_k 7 продали блюдо «Водка Беленькая 0,7л». Расходуемое количество ингредиента равно 700 мл. Ищется на остатке не списанная марка со стартовым объемом 0,7л. Из вскрытых марок спишется марка с объемом бутылки 0,7 л, у которой на остатке 700 мл.
На кассовой станции r_k 7 продали блюдо «Водка Беленькая 50 мл». На остатках нет бутылки объемом 0,05л с остатком 50 мл, поэтому подбор марки будет осуществляться по методу FIFO. В нашем примере, спишется остаток из бутылки с флагом «Старая» в объеме 50 мл.

Для алкогольных коктейлей в момент оплаты в базе Store House фиксируется информация и «резервируется» необходимый объем для списания для каждого места реализации на основе комплектов из вскрытых бутылок. Для каждого ингредиента комплекта с признаком Алкогольная продукция «резервируется» вскрытая марка (независимо от формы, в которой она вскрывалась) с минимальным остатком, если остатка не хватает, ищется следующая марка с минимальным остатком и т.д.

Например: в состав коктейля входит товар Водка «Русский стандарт» в количестве 50мл. На кассовой станции r_k 7 вскрыто три марки Водки «Русский стандарт 0,7л», на остатках количество в мл 500, 150 и 30. Сначала спишется остаток с марки с количеством 30 мл, а после спишется 20 мл с марки с остатком 150 мл.

В актах, созданных при закрытии смены, бутылки, вскрытые до ввода порционного учета, участвовать не будут.

Настройки в менеджерской r_keeper 7

Работникам, которые будут выполнять вскрытия бутылок, установите права:
- Вскрытые кега/ бутылки
- Ввод остатков по ранее вскрытым бутылкам
- Форма Вскрытие бутылок
- Удалить бутылку из списка

Настройки блюда

Для каждого блюда, которое должно учитываться при порционной продаже алкоголя, заполните обязательные параметры.

Для чистого алкоголя:

В классификации Маркировка/Россия выберите категорию Алкогольные напитки.
Выберите Литр в свойстве Тип единицы измерения. Выбранное значение передаётся в атрибут фискального чека Мера количества предмета расчета (Тег 2108). Если значение не заполнено, передаются штуки.
В свойстве Тип товара выберите значение Подакцизный товар без кода маркировки.

Для коктейлей:

В классификации Маркировка/Россия выберите категорию Алкогольные коктейли
В свойстве Тип товара оставьте значение Товар.

Работа в StoreHouse 5

Перед началом работы проверьте следующие требования:

Товар SH должен быть сопоставлен с товаром ЕГАИС. У товара SH, сопоставленного с товаром ЕГАИС, должен быть выставлен флаг Алкогольная продукция и указан Код вида алкоголя.
Товар SH, сопоставленный с товаром ЕГАИС, должен быть указан в комплекте блюда r_k 7. На блюде обязательно должен стоять флаг Производить.
В комплектах должен быть указан верный объем для списания, так как именно этот объем будет списан при реализации блюда.
1. Единица измерения товара может использоваться любая, если для неё указан пересчет к литру.
2. Взаимозамены при списании в ЕГАИС не учитываются.
Для блюд r_k 7 (чистый алкоголь и коктейли) должна быть заполнена закладка "Списание" (определены подразделения списания)
Если списание не указано, при закрытии чека выйдет ошибка.
Поставка ЕГАИС должна быть подтверждена.
Если накладная не принята, ставить бутылку на вскрытие нельзя.
При переходе с любой другой учетной системы на Store House 5 или если база SH обрезана до даты, в которую акты не попадают, нужно зафиксировать марки, списанные в актах ЕГАИС, но которые реально есть на остатках.
При необходимости посмотреть отчет в ЕГАИС по объемным остаткам воспользуйтесь Запросом порционных остатков штрихкодов, который позволяет запросить в ЕГАИС остатки марок по Справке Б для маркируемой алкогольной продукции в разрезе остатка объёма в миллилитрах.

Запрос порционных остатков штрихкодов можно отправлять не чаще 1 раза в 30 минут. Данное ограничение наложено ЕГАИС.

Работа на кассе

Вскрытие бутылки

Перед началом реализации в специальной форме отмечается вскрытие бутылки, марка проходит проверку на наличие в базе SH5.

Учет вскрытия бутылок идет в разрезе Категории заказа/Место реализации. Это надо для последующего правильного подбора марок при реализации. Например, в схеме, когда в заведении есть бар перового и второго этажа, и каждый из них работает со своими бутылками, создаём две категории заказа, назначаем им использование. Марки будут вскрываться и реализовываться отдельно для каждого бара.

Категория заказа выбирается по станции вскрытия.
В параметре Место реализации может быть выбран как вариант Категория заказа, так и Ресторан.

Для вскрытия бутылки в главном меню откройте форму Меню > раздел Вскрытие бутылок.

Каждую бутылку, вскрытую до ввода порционного учета, надо единожды будет добавить в форму Ранее вскрытые в ЕГАИС.
Эти бутылки будут списываться в первую очередь и не передадутся в УТМ, так как вскрытый алкоголь повторному учёту не подлежит.

В этой форме:
- нажмите кнопку Вскрыть бутылку. Если есть связь с SH5, кнопка зеленая, если нет – красная.
- отсканируйте DataMatrix/PDF417
- отсканируйте EAN13
- укажите оставшийся от бутылки объем (в МЛ). Если бутылка еще фактически не использовалась, укажите объем целой бутылки.
  
  После добавления бутылки заполнятся следующие поля:
  - Наименование товара – наименование товара ЕГАИС, определиться по марке из базы SH5
  - Время начала — дата и время добавления бутылки в список
  - Доп.информация — код товара ЕГАИС
  - Объем — объем, указанный при вскрытии
  - Статус — два вариант: подключен или ожидает проверки
  - Автор — работник, зарегистрированный на станции.
Для алкоголя, вскрывающегося после ввода порционного учета, бутылка сканируется единожды при вскрытии в форме Вскрытие бутылок:
- нажмите кнопку Вскрыть бутылку. Если есть связь с SH5, кнопка зеленая, если нет – красная.
- отсканируйте DataMatrix/PDF417.
- отсканируйте EAN13
  
  После добавления бутылки заполнятся следующие поля:

- - Наименование товара – наименование товара ЕГАИС, определиться по марке из базы SH5
  - Время начала — дата и время добавления бутылки в список
  - Доп.информация — код товара ЕГАИС
  - Объем — объем целой бутылки.
  - Статус — два вариант: подключен или ожидает проверки
  - Автор — работник, зарегистрированный на станции.
    
    Детализацию по строке можно увидеть, нажав на неё.

Если бутылка "вскрыта" ошибочно, её можно удалить из списка, нажав кнопку корзины на боковой панели.
Удалить можно:

бутылку в статусе Подключен, если из неё не было продаж. Данные об удалении передадутся в SH5, и там она тоже удалится.
бутылку, не получившую статус Подключен из-за ошибки.

Данные по отсканированным маркам попадают в Store House в пункт Сервис > ЕГАИС > Вскрытие марки.

Код ЕГАИС – уникальный идентификатор товара в базе ЕГАИС.
Наименование – наименование товара поставщика в базе ЕГАИС.
Емкость – единица измерения емкости, в которой поставляется товар поставщиком.
Начало (Литр) – указывается объем бутылки в единице измерения Литр. Объем бутылки берется из документов ЕГАИС, пересчитывается в Литры по коэффициентам единиц измерения из карточки товара Store House сопоставленного с товаром ЕГАИС. Для бутылок, списанных по документам ЕГАИС, указывается оставшийся объем от бутылок (информация по остатку вскрытой бутылки приходит с кассовой станции).
Расход (Литр) – указывается расход в единице измерения Литр от вскрытой бутылки. Данные по расходу вскрытой бутылки попадают при оплате чека, содержащего чистый алкоголь и (или) коктейли, на кассовой станции. Расход алкоголя рассчитывается на основании комплектов, привязанных к карточке товара (блюда). Подбор марок происходит только из вскрытых на кассе бутылок, сопоставленных с товарами Store House. Поэтому для реализации алкогольной продукции через кассу товары ЕГАИС должны быть сопоставлены с товарами Store House.
Остатки (Литр) – указывается остаток в единице измерения Литр от вскрытой бутылки. Объем вскрытой бутылки уменьшается при оплате чека, содержащего чистый алкоголь и (или) коктейли, на кассовой станции.
Дата/время – дата и время вскрытия бутылки на кассовой станции.
Старая – марки, списанные по документам ЕГАИС при вскрытии потребительской тары алкогольной продукции. На остатках FSRAR_ID такие марки не числятся, но есть в наличии.
Блок. – флаг выставляется для заблокированной марки. Остаток с заблокированной марки списываться не будет.
Марка – код марки, переданный кассой.
EAN13 – код EAN13, переданный кассой.
Справка Б – внутренний номер ЕГАИС, который присваивается каждой строке алкогольной продукции из приходной накладной при фиксации накладной в ЕГАИС. Данный номер можно увидеть в накладной ЕГАИС и в остатках 1-го регистра.

Если по какой-то причине в результате обращения к ЕГАИС с подобранными SH5 марками на кассовой станции при продаже бутылки выходит ошибка на марку, рекомендуем отставить в сторону такую бутылку для дальнейшего изучения причин рассинхронизации данных в ЕГАИС и базе Store House. Данную марку можно заблокировать, нажав на кнопку Заблокировать. Остаток с заблокированной марки списываться не будет.

Если нужно снять блокировку с марки для дальнейшей ее продажи, нажмите на кнопку Снять блокировку.

Добавление блюда в заказ

При наличии связи с SH5 добавление позиций алкоголя в заказ происходит обычным способом. Чистый алкоголь и коктейли добавляются одинаково.

Если связи с SH5 нет, коктейли добавляются обычным способом, а чистый алкоголь добавляется с обязательным указанием EAN13 и DataMatrix/PDF417. Подробнее описано здесь.

Продажа чистого алкоголя

При оплате заказа с блюдами, входящими в категорию Алкогольные напитки, происходит онлайн проверка в SH по комплекту на наличие вскрытой марки и достаточного объема. Информация передаётся в кассу.

Перед печатью фискального чека данные передаются в УТМ в формате ChequeV4. После получения положительного ответа от ЕГАИС печатается фискальный чек + QRкод ЕГАИС.

Если на момент оплаты ЕГАИС будет недоступен выйдет ошибка. Чек закрыт не будет.

Продажа коктейлей

В момент оплаты StoreHouse 5 рассчитывает ингредиенты по комплекту и фиксирует информацию о количестве реализации в своей базе. Чек закрывается.

Удаление чека

При удалении чека в зависимости от значения параметра HorecaStore:

или в УТМ отправляется возврат в формате ChequeV4.
При удалении чека с коктейлем в накопительной базе SH5 удаляются записи с этим чеком и объем алкоголя возвращается на остаток.
или оформляется возврат в r_keeper, удаляются данные о продаже из SH 5, не оформляется возврат в ЕГАИС. Информация об отмененной порции (марка и объём) фиксируется в интерфейсе и будет учтена при последующих продажах. Например, удалили чек, где было 300мл водки, в ЕГАИС возврат не произошел, информация зафиксировалась, при следующей продаже 500мл водки, отправлено в ЕГАИС будет только 200мл, так как 300 уже были списаны.

Закрытие дня

При закрытии общей смены cвязь кассы r_keeper со Store House 5 должна быть обязательно.

В момент закрытия общей смены в r_keeper в Store House формируются документы Акт списания по результатам продажи алкогольной продукции через кассовую станцию.

Акты списания сохраняются в Store House в пункт Сервис > ЕГАИС > Акты.

Для каждого Места реализации приходят отдельные Акты списания:

по реализации чистого алкоголя с комментарием Обработка чеков
по реализации алкогольной продукции через коктейли с комментарием Приготовление.

Если при подборе будут использованы марки "ранее вскрытые в ЕГАИС", они не будут участвовать в актах, так как фактически уже списаны.

Акт списания по реализации чистого алкоголя НЕ ТРЕБУЕТСЯ отправлять в ЕГАИС, информация по списанию объема алкоголя передается в момент закрытия чека через кассовую станцию. Данные акты будут использованы при построении алкогольной декларации (ЕГАИС).

Акт списания по реализации алкогольной продукции через коктейли необходимо отправлять вручную в ЕГАИС.

Параметры Акта списания для чистого алкоголя и для алкогольной продукции, реализованной через коктейли, одинаковы. Поэтому ниже будет рассмотрен обобщенный Акт списания.

Акты списания отличаются только полем Комментарий.
Акт списания по чистому алкоголю невозможно отправить в ЕГАИС.

Дата акта – дата оформления акта.
Текущая версия ЕГАИС – версия xml файла акта списания, который будет отправлен в ЕГАИС.
Комментарий – заполняется автоматически. Обработка чеков заполняется для Актов по реализации чистого алкоголя. Приготовление заполняется для Актов по реализации алкогольной продукции через коктейли.
Причина – заполняется автоматически. В качестве основания списания алкогольной продукции указывается причина Приготовление.

Акт списания будет заполнен номенклатурой и ее свойствами:

Код ЕГАИС – уникальный идентификатор товара в базе ЕГАИС.
Наименование – наименование товара поставщика в базе ЕГАИС.
Емкость – единица измерения емкости, в которой поставляется товар поставщиком.
Объем (мл) – указывается объем использованной для приготовления коктейлей (блюд) алкогольной продукции (в миллилитрах).
Цена – отпускная цена за единицу измерения «мл». Поле рассчитывается автоматически. Отпускная цена берется из карточки товара Store House, и используется коэффициент пересчета к единице измерения «мл». Поэтому для возможности использовать автоматическую подстановку отпускной цены в акты списания товары ЕГАИС должны быть сопоставлены с товарами Store House.
Сумма – поле рассчитывается автоматически. Отпускная цена умножается на объем проданной алкогольной продукции.
Отпускные цены блюд r_keeper не используются для создания актов списания ЕГАИС
Производитель:
- Код ЕГАИС – уникальный идентификатор корреспондента производителя в базе ЕГАИС
- Наименование производителя – наименование производителя алкогольной продукции.
Справка Б – внутренний номер ЕГАИС, который присваивается каждой строке алкогольной продукции из приходной накладной при фиксации накладной в ЕГАИС. Данный номер можно увидеть в накладной ЕГАИС и в остатках 1-го регистра.